Erfolgreiches Onboarding neuer Vertriebler

Neue Vertriebsmitarbeitende sollen möglichst schnell produktiv sein – doch oft dauert die Einarbeitung gerade in Branchen mit komplexen Produkten oder Dienstleistungen Monate oder sogar Jahre. Sie müssen sich mit Produkten, Preisstrukturen und internen Abläufen vertraut machen, während sie gleichzeitig schon mit potenziellen Kunden interagieren.

Ein strukturiertes, KI-gestütztes Onboarding kann diesen Prozess erheblich beschleunigen.

Effektives Onboarding

Beim Onboarding geht es nicht nur um die Weitergabe von Informationen. Jede und jeder, der diesen Prozess selbst durchlaufen hat, weiß: Es ist viel komplexer. Drei Bereiche sind von zentraler Bedeutung (McKinsey 2024):

• Kompetenzentwicklung
• Leistungserwartung
• kulturelle Integration

Wird nur einer dieser Bereiche vernachlässigt, scheitert ein Onboarding. Dies hat zur Folge, dass entweder die Qualität und Produktivität eines Betriebes nachlässt oder neue Mitarbeitende sich schon nach kurzer Zeit gegen das Unternehmen entscheiden. Dass ein großer Handlungsbedarf besteht, sieht man daran, dass Fluktuation eine immer größere Herausforderung für Unternehmen darstellt, da neue Mitarbeitende oft schon innerhalb der ersten 90 Tage kündigen (McKinsey, 2024).

Herausforderungen beim Onboarding neuer Vertriebsmitarbeitender

Das Onboarding neuer Vertriebler gehört zu den wichtigsten, aber auch herausforderndsten Aufgaben eines Unternehmens. Die drei häufigsten Hürden sind:

• Mangel an Zeit und Ressourcen: Betreuende und Kollegen sind oft bereits ausgelastet, sodass wenig Zeit für die Einarbeitung bleibt.
• Informationsflut: Neue Mitarbeitende werden mit einer Vielzahl von Dokumenten, Tools und Prozessen konfrontiert, was schnell überwältigend sein kann.
• Unstrukturierte Wissensvermittlung: Es fehlt ein klarer Einarbeitungsprozess, so dass es oft Monate dauert, bis neue Vertriebler effizient arbeiten können.

Diese Herausforderungen führen nicht nur zu langen Einarbeitungszeiten und einer geringen Qualität im Akquiseprozess, sondern auch zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitenden. Neue Vertriebsmitarbeitende fühlen sich überfordert und unsicher, während erfahrene Mitarbeiter frustriert sind, weil sie ungeplant zusätzliche Arbeit übernehmen müssen.

Wie KI diese Herausforderungen lösen kann

Um diese Herausforderungen zu meistern und neuen Vertriebsmitarbeitenden den Zugang zu benötigten Informationen schneller und effizienter zu ermöglichen, kommt KI ins Spiel. Diese kann alle drei Bereiche, welche für das Onboarding zentral sind, unterstützen:

• Kompetenzentwicklung: Mithilfe von Chatbots und automatisierten Angebotsvorschlägen kann die Kompetenzentwicklung erheblich beschleunigt werden (Islam; Tamzid, 2023: 67 f.). Chatbots können dabei für einen schnellen Zugriff auf relevante Daten sorgen und somit als persönlicher Assistent für die neuen Vertriebsmitarbeitenden agieren. Angebotsgeneratoren unterstützen, indem sie aus angeknüpften Datenquellen wie beispielsweise CRM-Systemen Informationen ziehen und somit Muster und Ähnlichkeiten erkennen und ableiten, wodurch passende Angebotsvorlagen erstellt werden können.
• Leistungserwartung: Das Gestalten von transparenten Leistungserwartungen kann ebenfalls durch KI gewährleistet werden. Sie ist in der Lage, personalisierte Entwicklungspläne zu erstellen, welche an den Stärken und Schwächen der neuen Mitarbeitenden orientiert sind (Okatta u.a., 2024: 12).Dadurch weiß der neue Mitarbeitende was von ihm oder ihr verlangt wird und wie er oder sie die vorgegebenen Etappenziele erreichen kann.
• Kulturelle Integration: Durch KI-Skill-Matches können Mentor-Programme gefördert werden, wodurch die kulturelle Integration unterstützt wird (Ritz, 2023: 9).
  

Praxisbeispiel Bauwirtschaft

Je komplexer die Produkte und Dienstleistungen einer Branche sind, desto wichtiger ist ein schneller und einfacher Zugang zu entscheidenden Informationen. Dies gilt in besonderem Maße für den Onboarding-Prozess, da sonst schnell Frustration einsetzt und die Qualität der Ergebnisse im Vertrieb leidet. Die Bauwirtschaft ist ein ideales Beispiel für solch eine anspruchsvolle Branche, da neue Vertriebsmitarbeitende nicht nur tiefgehendes Wissen über Materialien, Baustellenanforderungen und rechtliche Vorschriften erlangen müssen, sondern auch über eine Vielzahl an Subunternehmen und Lieferketten informiert sein sollten.

Ein KI-gestütztes Onboarding kann hier enorme Vorteile bieten:

• Zugang zu Preislisten und Produktinformationen: Neue Vertriebsmitarbeitende erhalten über einen KI-basierten Assistenten sofort Einblick in aktuelle Materialpreise und regionale Verfügbarkeiten.
• Empfehlungen für Materialien und Dienstleistungen: Eine KI analysiert Projektdaten und unterbreitet Vorschläge für die besten Lösungen.
• Automatische Angebotsprüfung: KI kann Angebote auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen und Optimierungsvorschläge machen
• Datenbasierte Vertriebsunterstützung: KI hilft Vertriebsmitarbeitenden, vergangene ähnliche Angebote zu finden und diese als Grundlage für neue Verkaufsabschlüsse zu nutzen.

Durch den Einsatz von KI in der Bauwirtschaft kann das Onboarding nicht nur beschleunigt, sondern auch qualitativ verbessert werden. Neue Vertriebsmitarbeitende erhalten gezielt die Informationen, die sie benötigen, und können schneller attraktive Angebote erstellen.

Problemfelder bei der Integration von KI in den Onboarding-Prozess

Die Implementierung von KI im Onboarding-Prozess ist eine wertvolle Hilfe, es gibt jedoch auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen:

• Technologische Integration: Die KI muss in bestehende Systeme integriert werden, ohne dass es zu Störungen im Arbeitsablauf kommt. Eine nahtlose Integration erfordert oft eine sorgfältige Planung und gegebenenfalls die Anpassung von bestehenden Softwarelösungen.
• Akzeptanz der Mitarbeiter: Um das Potenzial von KI voll auszuschöpfen, ist die Akzeptanz der Mitarbeitenden essenziell. Es ist daher entscheidend, die Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen und sicher zustellen, dass sie den Mehrwert der KI verstehen und sich mit der Nutzung der Technologie wohlfühlen (Accenture, 2025: 50).
• Gezielte Anwendung: KI ist erst von Nutzen, wenn sie gut in die bestehenden Onboarding-Prozesse integriert ist. Diese sind bei jedem Unternehmen anders, wodurch eine individuell angepasste Lösung wichtig ist.
• Datenschutz und Sicherheit: Gerade bei sensiblen Unternehmensdaten ist es wichtig, dass die KI-Anwendungen sicher sind und den Datenschutzrichtlinien entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden und keine vertraulichen Informationen durch unsichere KI-Implementierungen gefährdet werden (Accenture,2025: 7).

KI im Onboarding: Ein mächtiges Werkzeug – aber nur mit der richtigen Strategie

Künstliche Intelligenz kann den Unterschied zwischen einem ineffizienten, langwierigen und einem erfolgreichen, zielgerichteten Onboarding ausmachen. Damit ist KI in der Lage das Onboarding zu revolutionieren, was entscheidend ist in einer Zeit von immer komplexeren Projektanforderungen und Fachkräftemangel. Die Einführung einer Mehrwert stiftenden KI ist jedoch nicht trivial.

Die erfolgreiche Implementierung von KI im Onboarding-Prozess erfordert daher eine durchdachte Strategie. Ohne eine kluge Planung und kompetente Beratung kann der Einsatz von KI zu einer zusätzlichen Belastung anstatt zu einer Erleichterung führen. Unternehmen sollten daher auf eine umsichtige Einführung setzen, um das volle Potenzial der Technologie zu nutzen und das Onboarding langfristig zu optimieren.

Quellen

• Accenture, "Technology Vision 2025", Januar 2025
• Islam, Mohammad Thoufiqul; Tamzid, Mohammad (2023), "Artificial Intelligence in Human Resource Management. " In: Management Education for Achieving SustainableDevel opment Goals in the Context of Bangladesh. Department of Management, Faculty of Business Studies, University of Dhaka, S. 61–80
• McKinsey, "Unlocking frontline potential with an integrated talent operating model", Dezember2024
• Okatta, Chinenye Gbemisola u.a. (2024), "NAVI GATING THE FUTURE: INTEGRATING AIAND MACHINE LEARNING IN HR PRAC TICES FOR A DIGITAL WORKFORCE." In: Computer Science & IT Research Journal, 5 (2024), 4, S. 1008–1030.
• Ritz, Eva u.a. (2023), "Artificial Socialization? How Artificial Intelligence Applications Can Shape A New Era of Employee Onboarding Practices"